BAR Gemeenten

Over de opdrachtgever

De BAR-gemeenten vormen een samenwerkingsverband tussen de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk sinds 2014. De drie gemeenten zijn nog zelfstandig maar beschikken over één gezamenlijk ambtelijk apparaat: de BAR organisatie.

Meer weten over de BAR-gemeenten? Bekijk ook eens hun website.

Onze bijdrage

Bij de samenvoeging van de drie gemeenten is er één centrale Facilitydesk gecreëerd. Ifmec heeft ervoor gezorgd dat de Facilitydesk van de BAR-organisatie in drie jaar tijd is gegroeid naar een professioneel team Facility services. Dit is gebeurd door de processen goed in kaart te brengen en de bereikbaarheid te verbeteren. De processen werden eenduidig vastgelegd op intranet (BAR-plaza) en in het huidige FMIS-systeem. Uiteindelijk is het gelukt om alle informatie van diverse afdelingen nu eenduidig aan te bieden.

Procesvastlegging

De grote sprong vooruit was de inrichting van een kennisbank in het FMIS-systeem. Door het werken met kennisitems binnen de Facilitydesk kunnen alle medewerkers terugvallen op de werkprocedures van alle facilitaire onderwerpen. Ook leveranciersafspraken en contactgegevens zijn hier terug te vinden. Daarnaast is er een handboek gemaakt waar de basis van het werken op de Facilitydesk is vastgelegd. Hierdoor werd een betere besturing en beheersing van de Facilitydesk mogelijk. Door het inrichten van een “self service portaal” (Weten en Regelen) op BAR Plaza, de kennisbank in het FMIS-systeem werd de klant zelfstandiger en werden er veel minder vragen gesteld binnen de Facilitydesk.

Procesoptimalisatie

Na de invoering van de Facilitydesk heeft Ifmec bijgedragen aan de procesoptimalisatie. De centrale vraag daarbij was of processen zoals deze nu zijn ingericht, handiger en slimmer kunnen. Hoe kan Topdesk beter worden ingezet? Dit alles niet alleen voor de klant, maar ook voor de facilitaire afdeling zelf. Wordt het maximale uit het FMIS-systeem gehaald? De Facilitydesk heeft een transformatie doorgemaakt naar slimmer werken. Daarnaast werd kennis over de klant steeds meer opgenomen in de kennisitems. Er kwam een steeds grotere focus te liggen op het optimaal bedienen van de klant, op een persoonlijke en klantgerichte manier. Dit was de start van fase drie: een optimale klantgerichtheid. “Gastvrijheid” werd onderdeel van ons werken!

Klantgerichtheid

Ook mocht Ifmec betrokken blijven bij de klantgerichtheid van deze gemeenten. Het zelfsturend vermogen van de Facilitydesk nam toe. Dit heeft geleid tot meer werkplezier, doordat er meer ruimte kwam voor andere zaken, zoals inhoudelijke ondersteuning van de FM-adviseurs. De technologie groeide mee door het slimmer inzetten van het FMIS-systeem en de Facilitydesk werd een nuttige kennisbron. De Facilitydesk is in staat de klantvraag te begrijpen en daarop door te vragen. Ook is zij in staat om te kijken naar mogelijkheden en alternatieven en een groot gedeelte van de aanvragen zelf af te handelen. Dit resulteert in een ontlasting van de backoffice: de FM-adviseurs en een toename van de professionaliteit en de waarde van de Facilitydesk. Door de transitie van de afgelopen jaren kan er efficiënter gewerkt worden. Er is minder bezetting nodig is en het beschikbare talent kan beter worden benut. De Facilitydesk is veel meer een virtuele omgeving geworden. Er is geen Facilitydesk meer maar een service concept waarin de medewerkers van de Facilitaire afdeling samenwerken. Samen zorgen zij voor de continuïteit van de werkzaamheden. Ifmec is blij dat zij deze gemeenten daarbij vooruit heeft kunnen helpen.

Een Young Professional bij de BAR-organisatie startte als servicedesk medewerker en werd na drie maanden junior adviseur voor verscheidene diensten. Waar advies en werkzaamheden werden uitgevoerd voor de diensten: Veiligheid, Catering, Schoonmaak, Post en Hospitality. Daarnaast waren projecten zoals het verbouwen van het restaurant naar een werkcafé op twee gemeentehuizen en het implementeren van een BHV oproepsysteem onderdeel van de werkzaamheden.

Een andere van onze Young Professionals heeft werkzaamheden overgenomen ten tijde van de Covid-pandemie. Hiertoe behoorde het meedenken en gereed maken van een hybride kantooromgeving tot het takenpakket. Daarnaast werd er ondersteuning geboden aan het cluster 'Gebouwen', waaronder het onderhoud aan kantoorgebouwen en installaties van Waternet.

 

BAR