RIVM

Over de opdrachtgever

Het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) in Bilthoven zet zich in voor een gezonde bevolking en een duurzame, veilige en gezonde leefomgeving. Dit doen zij door het uitvoeren van onafhankelijk wetenschappelijk onderzoek.

Meer weten over het RIVM? Bekijk ook eens hun website.

Onze bijdrage

Een Consultant en een Young Professional hebben samen het RIVM kunnen helpen bij de coördinatie van een interne verhuizing. Voor de realisatie van een aantal nieuwe labs binnen het Sciencepark was het noodzakelijk om een aantal kantoorruimtes te verhuizen. Deze verhuisopdracht bestond uit twee fases waarbij in totaal 300 medewerkers verhuisd zijn.

De Young Professional droeg als Verhuiscoördinator de verantwoordelijkheid voor alle communicatie met de diverse partijen, werkinstructies, draaiboeken, procesbeschrijvingen en tevens de nazorg. Daarnaast heeft zij zich ook bezig gehouden met het inrichten van de werkplekken afgestemd op de behoeften per afdeling. Tijdens de verhuisdagen was onze verhuiscoördinator het aanspreekpunt. Bij het succesvol afronden van de opdracht is er een draaiboek aangeleverd voor eventuele volgende verhuizingen binnen het RIVM terrein. Ook is er een beleidsvoorstel richting hybride werken gedaan en een analyse gemaakt van de huidige huisvestingssituatie.

Daarnaast zocht het RIVM een Facilitaire projectleider die samen met het team Huisvesting en Facilitaire Dienstverlening (HFD) richting en invulling ging geven aan het thema Bricks binnen het hybride werken en de daarbij behorende uitdagingen. Hierbij werd gerapporteerd aan de Senior Projectmanager Huisvesting en Facilitaire dienstverlening.

De werkzaamheden bestonden o.a. uit het ophalen van diverse huisvestingsbehoeften bij de centra, de communicatie over aan huisvesting gerelateerde zaken, het bestellen van meubilair via de  Rijksmantel en het deelnemen aan de werkgroep Hybride werken. Ook nu konden we weer helpen met het coördineren van interne verhuizingen. Er werd een inventarisatie gemaakt van de huidige ontmoetingsplekken in de gebouwen die door het RIVM werden gehuurd. En wij droegen tevens bij aan het updaten en verder samenstellen van de gebouwdossiers.

Ook leverden we een bijdrage aan het in beeld brengen van de zogenaamde Customer Journey van de RIVM-medewerker ten aanzien van de Facilitaire dienstverlening en huisvesting. En we hebben verbetervoorstellen kunnen aandragen. Ook werd klantgerichte informatie bijgehouden en vragen werden zo nodig beantwoord. Dit alles binnen de kaders van Huisvesting.

Kortom, we hebben het RIVM kunnen ondersteunen binnen het team HFD bij het managen van het vastgoed; het uitwerken van ideeën en voorstellen, het omzetten van plannen in realisatie en het maken van rapportages en analyses.

 

RIVM