In dit artikel deelt onze Young Professional Pascal Goos de resultaten van zijn afstudeeronderzoek tijdens de studie Facility Management aan de Hanzehogeschool Groningen. Welke consequenties heeft een hybride bedrijfsvoering op de huisvesting van het Politiedienstencentrum?
Vanaf maart 2020 veranderde het werk in kantooromgevingen radicaal: werk zoveel mogelijk vanuit huis. Vanuit de politie is dit advies opgevolgd en bleven de kantoorlocaties zoveel mogelijk leeg. De maanden gingen voorbij, de coronasituatie veranderde voortdurend maar het advies bleef onveranderd: werk thuis.
Het is februari 2021. Het thuiswerken gaat bedrijven steeds beter af. Werkprocessen verdigitaliseren, samenwerken gebeurt digitaal en de online-borrelcultuur is geboren. Maar wat biedt de toekomst: welke kansen liggen er, en wat zijn de gevaren? Genoeg aanleiding om een onderzoek te starten naar de hybride huisvesting van het Politiedienstencentrum.
Het PDC
Het Politiedienstencentrum, het PDC, is het organisatieonderdeel van de politie dat zich bezighoudt met de ondersteunende aspecten van het politiewerk. Denk hierbij aan HRM, ICT, financieel of facilitair. Heel kort door de bocht richt het onderzoek zich op de kantoorfuncties binnen het PDC. Met een tal van gedeconcentreerde locaties en een aantal geconcentreerde locaties is het een bedrijf binnen een bedrijf. Het onderzoek richt zich op de toekomst van de huisvesting van de drie grootste geconcentreerde kantoorlocaties: Eindhoven, Zwolle & Rotterdam. Wat gaat er met deze kantoorpanden gebeuren?
Drie invalshoeken
Om te bepalen wat er met de kantoorpanden gaat gebeuren, is het van belang om eerst inzichtelijk te krijgen wat er zoal veranderd is sinds maart 2020, bekeken vanuit drie invalshoeken. Fysiek en online raken onlosmakend verbonden. Het thuiswerken krijgt een vaste plek in de bedrijfscultuur. Traditioneel werken verschuift naar hybride werken: zowel thuis, als op de (werk)locatie.
Terug naar de drie invalshoeken. De verschuiving naar het hybride werk heeft namelijk invloed op de werkprocessen, de werknemers en de werklocatie. Wanneer één van de drie ingrijpend verandert, moeten de andere twee meebewegen.
De hybride bedrijfsvoering
Uit de resultaten van het onderzoek, waarbij zowel de lopende interne onderzoeken als uitgebreide kwalitatieve interviews zijn behandeld, blijkt dat de hybride werkvorm omarmt moet worden. De medewerkers ervaren de toegenomen autonomie (werken waar en wanneer ik wil) als prettig. Dit heeft positieve gevolgen op de productiviteit van de medewerkers en op het ziekteverzuim. Daarnaast blijkt dat de werkprocessen steeds beter afgestemd raken op het werken op afstand. Vergaderingen worden efficiënter en veel werk is gedigitaliseerd. Als gevolg van de verplichte thuiswerk-regeling, staan de kantoorpanden grotendeels leeg. Dit heeft positieve gevolgen op huisvestingskosten en duurzaamheidsdoelstellingen. En denk ook aan de verminderde woon-werk kilometers.
Hoe nu verder?
Om de hybride bedrijfsomgeving integraal onderdeel van de bedrijfscultuur te maken, zijn investeringen nodig. Denk hierbij op korte termijn aan het inrichten van hybride vergaderzalen, waar op een prettige manier met kan worden vergaderd met deelnemers in de zaal en vanuit huis. Op de (middel)lange termijn zal de huisvesting aangepast worden naar de nieuwe manier van werken. Concentratiewerk vanuit huis. Ontmoeten en samenwerken op kantoor. Dit vereist een andere gebouwindeling en voorzieningen. Het slotstuk is het regulieren van de verhouding tussen werken vanuit huis (of bijvoorbeeld een café) en op kantoor, zodat er uiteindelijk minder vierkante meters nodig zijn. Hiervoor is een bepaalde mate van sturing nodig: hetzij op de plaats van het werk, hetzij op de aard van de werkzaamheden. Volledige autonomie van medewerkers heeft als risico een toename van de huisvestingsbehoefte (altijd een plek op kantoor en een thuiswerkplek), terwijl het sturen op aanwezigheid of het centraal bepalen van welke werkzaamheden op welke plaats gedaan worden, juist lijnrecht tegenover die autonomie staat.
Met beleid naar een hybride huisvesting. Zo luidt de titel van mijn bachelorscriptie. Het ontwikkelen van een goede strategie is de enige manier om het hybride werken écht te integreren, zodanig dat het voor het PDC en de medewerkers van grote meerwaarde is. Veel vragen, nog niet alle antwoorden. Het grote COVID-experiment is zeker nog niet afgerond.
Pascal Goos, 2021 | Young Professional en voormalig afstudeerder bij Ifmec
