Terugblik Ifmec Slotconferentie

Op donderdag 17 november werd het succesvolle onderzoeksjaar met het thema “Facility Management as an enabler of change” afgesloten tijdens de Slotconferentie op Landgoed Zonheuvel in Doorn.

Aan de hand van een viertal praktijkcases werden de gasten meegenomen in de veranderingen in de zorgsector, zakelijke dienstverlening, bedrijventerreinen en de overheid. Ook werden de uitkomsten van het onderzoeksjaar gepresenteerd.


De eerste spreker, Gerard Versluis, nam de gasten mee met een kijkje in de keuken van ‘Nationale-Nederlanden FM als facilitator van de Nationale-Nederlanden Group’.
 Het Facilitair Bedrijf heeft de afgelopen jaren ‘de knip hoog gelegd’ en veel operationele taken uitbesteed. FM NN beschikt over een klein stukje operationele diensten welke hand- en spandiensten kunnen uitvoeren. De drie stafdiensten Human Resources, Business Units en IT support vormen samen de enabler van de toekomst welke moeten zorgen voor creativiteit en innovatie,waarbij effectiviteit en flexibiliteit centraal staan. Deze samenwerking zal ervoor zorgen dat zij samen de gewenste outcome behalen.

“Keep calm! Facility Management has left the building” Het Facilitair Bedrijf is NN eigenlijk wel voorbij: de NN heeft alles geoutsourced. Bij NN maak je niet het verschil met het FB zoals men dat van vroeger kent.

Enablen in de toekomst bij NN? Er gebeurd van alles binnen de NN. Integreren vormt hierbij een belangrijk aspect. De 3 stafdiensten Human Resources, Business Units en IT support vormen samen de enabler van de toekomst welke moeten zorgen voor creativiteit en innovatie. Het is van belang om out of the box te denken en inspiratie te zoeken: Waar wil men werken? Welk meubilair wil men hebben? Men mag hier zelf over nadenken en dit zelf regelen. Deze samenwerking zal ervoor zorgen dat zij samen de gewenste outcome behalen.


Jos van Dommelen nam de gasten mee in zijn praktijkcase ‘Enhancing Energy en Waste’ bij FujiFilm. 
FM is binnen Fujifilm nauw verwant aan de kernactiviteiten en moet fungeren als een schild die het productieproces beschermt. Sinds 2007 heeft Fujifilm het Integrated Facility Management aan ENGIE uitbesteed. Van Gansewinkel is binnen Fujifilm verantwoordelijk voor het total waste management. Het magen van de afvalstromen binnen Fujifilm is een complexe klus, aangezien Fujifilm meer dan 100 afvalstromen heeft. Daarbij is het storten van afval, is een no-go area

Het is geen optie om een schild te bouwen om de productie heen en ze proberen te vrijwaren van elke vorm van veranderingen. Dus wat wij doen: we voeren veranderingen door maar deze gaan we voorbereiden. We doen voorwerk waarin we kunnen garanderen dat de verandering geen invloed heeft op de gebruiker. Dus in dit geval zijn we de enabeler of change waarbij de change eerst wordt gewogen, beoordeeld en gedoceerd zoverre dat de productie hiermee om kan gaan en door kan draaien. De verandering moet er wel komen, als het maar beheerst gebeurt.

De added value van het verhaal is dat je ervoor zorgt dat de changes er wel komen, maar alleen de noodzakelijke. Als FM ondersteunen we hierin, maar wij zijn ook degene die de changes initiëren.

FM is binnen Fujifilm nauw verwant aan de kernactiviteiten en moet fungeren als een schild die het productieproces beschermt. Fujifilm richt zijn organisatie zo in dat we flexibel kunnen zijn en kunnen veranderen. De enabeler of change is ook de kennis huishouding.

‘’Als je iets voor jou wilt laten doen, moet je snappen wat hij doet. Je moet een sparringpartner kunnen hebben om de vraag tot in detail te kunnen stellen’’.


René de Vos nam ons mee in de wereld van DBFMO bij BAM. René is sinds 1985 actief binnen het Facilitaire werkveld en is verantwoordelijk voor onder andere de PPP Kromhoutkazerne, Ministerie van Defensie en Rijnstraat 8.

Een PPP is een lange termijnovereenkomst met de staat, output georiënteerd (er wordt pas betaald wanneer het beschikbaar is), privaat gefinancierd door banken en het verplaatst het risico. Een DBFM(O) is de beste keus voor het design, de bouw, de waarde en onderhoud en operations. De knip ligt heel hoog en alles ligt ‘buiten de deur’, zou je denken en hopen. De praktijk is anders.

Hoe gaan de BAM om met veranderingen in 25 jaar? Elke mogelijke verandering leidt tot een Verzoek tot Wijziging. Deze wordt in behandeling genomen en de vragen Wat & Waarom worden gesteld. Een voorstel offerte wordt geaccodeerd en vervolgens uitgevoerd.

Het DNA van de staat is per fase in de DBFM(O) verschillend waardoor je per fase andere discussies krijgt. Men vergeet in dit verhaal nog wel eens de ‘satéprikker’ die blijft staan na oplevering van het gebouw. Er is de laatste jaren relatief weinig veranderd aan de contractvormen en het is nu tijd om dit te veranderen.


Anton Fancois sprak over Project Erasmus, een project waarbij het verpleeghuis weer terug naar de bewoners werd gebracht.
 De verschuiving van een all- inclusive verpleeghuis naar een onafhankelijk concept. Bewoners bepalen hoe zij willen wonen, leven, eten en drinken. Zowel de huisvesting als het op maat bieden van ondersteuning is erop gericht dat de bewoner de eigen regie en manier van leven behoudt.

De ‘Enabler of Change’ is dat de zorg zich kon focussen op zorg. Er is geen interne logistiek, de schoonmaak is inclusief afval/linnen en incontinentie uitbesteed en de gastenservice organiseert (en bereid) eten en drinken. Wat en wanneer is wordt overlegd met de bewoners.

De negatieve resultaten. In aanvang was er grote onvrede bij de bewoners omdat het ‘all inclusive’ concept weg was. Van de medewerkers werd verwacht dat zij competente genoeg was om te multitasken coachen, plannen en signaleren. Ook was er weinig betrokkenheid van familie en mantelzorg.

De positieve resultaten: De Exploitatie is sluitend, de bewoner begint de ‘regie’ te vinden, medewerkers worden gecoacht en getraind en schoonmaak is meer hotelmatig.


Uit het onderzoeksjaar ‘FM as an enabler of Change’ komt naar voren dat de bijdrage die FM levert aan de veranderagenda van organisaties veel groter is dan wordt aangenomen. Dit komt door de veelheid aan knoppen waar de facility manager invloed op heeft.

In de zelfsturende eenheden staat de samenhang tussen activiteiten en mensen centraal om de opgelegde resultaten en de gewenste outcome te behalen. Zij doen dit in een omgeving die hen daarin gericht steunt. Deze ondersteuning wordt ingericht samen met suppliers vanuit een enabling perspectief. Dit verondersteld een afnemer-leveranciersrelatie gebaseerd op partnership en vertrouwen die innovatie mogelijk maakt.

Om werkomgevingen optimaal aan de laten sluiten is samenwerking tussen FM, ICT, HRM en accounting noodzakelijk.

De support staff zit zo dicht op het primaire proces en is zo breed aanwezig, dat ze in staat is om de strategische top te voorzien van real-time informatie over wat er werkelijk speelt. De aggregatie van deze informatie vindt op een andere manier plaats dan via de audits van de technical staff. Hoe dit eruit gaat zien is een deelonderwerp van het volgende onderzoeksjaar. Wel kan nu geconcludeerd worden dat er een nieuwe innovatie driehoek is ontstaan die de positionering en positie van de support staff volledig zal veranderen.

 

Ifmec ziet kansen voor FM in deze nieuwe innovatiedriehoek. FM heeft het operationele proces nooit uit het oog verloren en loopt voorop als het gaat over dienstverlening en hospitality. Uit de masterclass voor grote afnemers en aanbieders van facilitaire diensten, kwam naar voren dat men liever zonder contract werkt dan onder de bestaande contractvormen. Prestatie aanbesteding gaat in de goede richting maar of ze de condities biedt om tot echt partnership gericht op innovatie te komen is nog onduidelijk. Andere vormen van aanbesteding zoals ambitie aanbesteding biedt meer perspectief. Is de inbesteding van operationele diensten de trigger om te komen tot nieuwe interne facilitaire organisatievormen? Of is uitbesteding met een hoge knip het juiste antwoord?